Mi opinión sobre las conferencias de empresas emergentes ha... cambiado en los últimos años. Cuando pagas cientos (a veces miles de dólares) por un billete y luego agregas vuelos y hoteles para ti y tu equipo, no puedes ignorar la cuestión del ROI.

Este trimestre voy a asistir a un montón de conferencias - Saastr en San Francisco, SaaStock en Irlanda y VidSummit en Los Ángeles, y la pregunta sigue ahí para mí: ¿Vale la pena este billete?

Llevo años preguntándome esto, y finalmente decidimos averiguar por qué estas entradas son tan caras. Porque para un inicio iniciado fundador, esa entrada de 1000 dólares o ese stand de 5000 dólares en el «Startup Alley» es una decisión importante. Sin embargo, las conferencias tienden a prometer clientes, presentaciones de inversores, mesas redondas y reuniones con Lupita n'Yongo por alguna razón. Si quieres conocer a celebridades, puede que una conferencia no sea el lugar adecuado.

Así que me senté con los organizadores de la conferencia, quienes acordaron compartir números que no habían compartido públicamente antes. Analizamos docenas de ideas del sector y lo principal que aprendimos es que las conferencias son un negocio extremadamente riesgoso. A pesar de las entradas caras y de los patrocinios y stands, los organizadores apenas ganan dinero y una buena parte de ellos cierran con pérdidas.

Entonces, hablemos de los números reales detrás de las conferencias de empresas emergentes.

¿Vale la pena ir a conferencias para el fundador de una startup?

Ahora, antes de comenzar a desglosar el precio de las entradas, permíteme ayudarte a determinar si valen la pena o no para ti.

He asistido a una buena cantidad de conferencias y ferias comerciales, desde SaaStr hasta Collision y SXSW, y he pasado de ser «simplemente no puedo ver el ROI» a disfrutarlas últimamente. ¿La clave? Adoptar la creación de redes.

Visitar las casetas es genial. Solo unas pocas charlas serán reveladoras (como las que voy a dar en Saastr y SaaStock el mes que viene), pero la base de todo esto es la creación de redes. No se trata de ventas (no podrás cuantificar el valor), pero si tu trabajo requiere que conozcas gente, socios, colaboraciones, otros fundadores... hay pocos espacios, aparte de las conferencias, en los que puedas reunir a tantas personas relevantes en la misma sala.

Así que pasé de planificar una agenda completa, yendo de ponencia en ponencia, prestando atención y tomando notas, a saltarme la mayoría de las charlas y simplemente pasar el día charlando con la gente. Lo gracioso es que, al ser introvertido, soy un poco mala para establecer contactos, así que mi hoja de trucos es llevar a mi equipo conmigo. No hubiera pensado que establecer contactos en equipo fuera más fácil, pero realmente lo es. Además, ahora tenemos Youtube. Ha sido una locura ver cómo la gente reconoce mi cara, o al menos ha oído hablar de Slidebean, así que también es una prueba de la eficacia de nuestro marketing.

Si aún no lo sabías, no nos dedicamos a hacer vídeos- Slidebean es una plataforma para que los fundadores escalen sus startups.

Además, por supuesto, estoy hablando de eventos reales en persona. Los eventos virtuales son algo que deberíamos dejar en 2020. Humanos reales con cervezas de verdad en sus manos. La cerveza es clave para establecer contactos.

¿Cuáles son las cifras en torno a las conferencias?

Bien, hablemos de números ahora.

Las conferencias son un negocio enorme. Solo en los EE. UU., en 2018, hubo 1,8 millones de conferencias, convenciones y ferias comerciales, que generaron 3,2 millones de puestos de trabajo. Se trata de una industria de 381 000 millones de dólares (con los márgenes más bajos, pero ya me ocuparé de eso).

Incluso si reducimos nuestro alcance y nos centramos en el mundo de la tecnología, todavía hay cientos de conferencias en los EE. UU. y el mundo. Pero en el nicho de las empresas emergentes, SaaS, SaaStr y SaaStock son los líderes.

La historia de SaaStr

SaaStr fue creado por Jason Lemkin. En 2012 se hizo un nombre tras vender Echosign a Adobe por un buen precio. Empezó a bloguear y a responder preguntas en Quora y, en cuestión de meses, empezó a barajar la idea de convertir esta audiencia en una reunión. Han pasado 10 años y han organizado su conferencia en EE. UU. durante casi una década, y lo primero que supondrá es que se trata de una organización grande - te equivocas.

15 personas organizan este evento masivo, con cientos de ponentes, cientos de patrocinadores y miles de asistentes. Básicamente, trabajan todo el año durante un sprint de 3 días, con miles de personas, cientos de ponentes y patrocinadores. En 2020, la COVID estuvo a punto de matarlos, pero dieron un giro y empezaron a organizar sus eventos al aire libre, ¡y fue un éxito rotundo! Agregue a eso comida gratis y ¡BEBA! Es un ambiente festivo. Una gran evolución con respecto al sombrío hotel que solían tener. Pero eso no se acerca a garantizar las ganancias, solo hace que las cosas sean más riesgosas.

Cuando empezaron, tardaron entre 3 y 4 años en obtener algún beneficio de sus primeras conferencias. Además, los costos se acumulan rápidamente. No se trata de miles de dólares en alimentos o producción; estamos hablando de cientos de miles, a veces millones, en un solo artículo por un solo contrato.

Así que si tuviéramos que recortar este billete para entender cuánto se destinó a cada cosa, tendríamos que empezar por ampliarlo con dinero de los patrocinadores. Los patrocinadores y los stands acaban financiando una buena parte de tus gastos, es decir, tú pagas la asistencia, pero se desglosa en algo como esto:

- 30% de alimentos y bebidas

- 16% Equipo audiovisual

- 10% de decoración

- 10% de marketing

- 7% de alquiler de espacio

- 6% Proceso de registro

- 6% de viajes y alojamiento del personal

- 5% de altavoces

- 4% de seguridad

- 3% de traslado

- 3% de Wi-Fi

Agregue a eso que muchas ventas de entradas se realizan en las últimas semanas antes del evento. Por eso, las entradas se encarecen en los últimos días, porque suponen un mayor riesgo (y también fomo y presión para los compradores que deciden a última hora).

Pero volvamos a mi punto de vista: si no llegan a la cifra de venta de entradas, se quedan sin dinero por cosas que ya han pagado, por cosas que ya han comprometido. Y en ningún otro lugar tuvo tanto éxito como en 2020. Así que existe la posibilidad de que puedas PERDER millones de dólares. Además, no sabrá cuánto dinero ganó realmente hasta el último minuto. Entonces, ¿por qué tomarse la molestia?

Muchas empresas han aprovechado su reputación para crear eventos masivos. Parece una evolución natural para una plataforma como SaaStr, TechCrunch o incluso nosotros dar ese salto e ir más allá de la pantalla. Era el momento de explotar ese potencial y conocer gente.

Estas conexiones humanas valen más que las conexiones en línea. Ahora lo entiendo, y es una de las razones por las que me he estado obligando a asistir a más de estos. Las empresas y los medios de comunicación que asumen el riesgo buscan maximizar el alcance de su empresa para consolidar su presencia digital en el mundo físico.

Es la misma razón por la que los patrocinadores tienen stands; hace que esas conexiones con los clientes sean reales. Es como el antimetaverso.

Para muchos organizadores, esa conexión ES la razón por la que las conferencias valen la pena.