¿Qué es una sala de datos para inversores y qué debe incluir?

Hace tiempo, antes de todo este asunto digital, las empresas guardaban sus documentos más valiosos en una sala de seguridad. De este modo, los posibles compradores podían ver fácilmente esa información como parte de la diligencia debida. Almacenar esta información significaba utilizar una sala con los mayores niveles de seguridad posibles. En aquel entonces, se trataba de una sala de documentos o de datos. 

El nombre sigue vigente, pero ya no es un espacio físico al que se pueda llamar sala. Hoy en día, una sala de datos para inversores es digital. ¿Es esencial para tu startup? La respuesta puede ser controvertida.

Los inversores comprueban que todo lo que has lanzado es real, comprueban que tienes una estructura legal en orden, y tus contratos, derechos sobre las acciones, marcas registradas y todo... 

Lo que van a hacer es navegar por tu sala de datos, y si tu sala de datos no es buena... bueno, entonces es cuando los tratos se desmoronan. 

Y hoy, quiero guiarte a través de todo lo que los inversores esperan ver en un Data Room, y, lo más útil para ti, cómo resolverlos. También he hecho una lista de comprobación que te enlazo aquí para que te la descargues gratis. 

Debo decir que esto NO es un contenido patrocinado, por lo que estas recomendaciones son tan genuinas como pueden serlo - las herramientas que realmente apruebo. 

¿Qué es una sala de datos para inversores?

Una sala de datos para inversores es un espacio de almacenamiento, digital o físico, donde las empresas guardan información relevante para la diligencia debida. También puede contener otros datos valiosos. Por ejemplo, cuando una empresa quiere comprar una compañía, esta información ayuda a los inversores a asegurarse de que todo está en orden. 

La información de esta sala de datos responde a la mayoría de las preguntas que los inversores pueden tener. Así que, desde esta perspectiva, tiene sentido tener una. Además, una buena sala de datos puede mostrar los conocimientos de la startup para dar una imagen favorable ante los inversores. Además, las salas de datos digitales también pueden facilitar la comunicación. Esto es gracias a que se comparten los permisos entre la startup y los posibles inversores. 

Hemos mencionado en la introducción que una sala de datos para inversores puede ser controvertida. Esto se debe a que algunos inversores pueden cuestionar su validez e importancia, pero no debería ser así. Aun así, entendemos que te preguntes si deberías tener una sala de datos para inversores. Así que, en la siguiente sección, cubriremos este tema y mucho más. 

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¿Debe una startup tener una sala de datos para inversores?

Esta pregunta está muy extendida entre los fundadores de startups, y es válido tener esta duda. Hay mucho valor añadido detrás de una sala de datos para inversores y, al mismo tiempo, tiene un coste. Esto ha provocado un gran debate entre los VC y los fundadores, y vamos a explicar por qué. 

Algunos inversores y fundadores consideran que una sala de datos puede ralentizar el proceso. De hecho, según algunos, la sala de datos se convierte en una excusa perfecta para que los inversores se retrasen en dar un sí o un no. Además, al haber tanta información, revisarla puede ralentizar la toma de decisiones. 

Otro posible inconveniente de una sala de datos para inversores es que lleva tiempo. No hay duda de ello. Recopilar toda esta información puede ser un proceso lento y no es ideal para dedicar todo el esfuerzo del fundador. 

Es importante tener en cuenta que la idea de una sala de datos no debe ser que el inversor tarde más en decidir. Por el contrario, debe ser eficiente y directa. Así que, más adelante en el artículo, trataremos cómo debe ser el Data Room para que sea lo más eficiente posible. 

Dejando a un lado a los detractores, una sala de datos para inversores tiene sus ventajas. En primer lugar, una sala de datos puede responder a muchas preguntas de inversores potenciales. (En realidad, puede responder a todas, pero no queremos exagerar). 

Recuerde que una sala de datos para inversores no se limita a la recaudación de fondos. Se trata de su negocio de principio a fin. Además, la sala de datos cuenta toda una historia, desde las revisiones técnicas hasta el análisis de la competencia. Así que, en ese sentido, es mejor tenerla en lugar de no tenerla. 

Es cierto que no todos los inversores se fijarán en tu sala de datos, y eso está bien. Esperemos que tu startup tenga una fila de inversores esperando para poner su dinero, pero esto no siempre ocurre. Por lo tanto, debes estar lo más preparado posible teniendo una sala de datos de inversores completa. Ahora que hemos hablado de por qué deberías tener una sala de datos, vamos a discutir otro aspecto importante. 

Sala de datos para inversores plantilla

¿Cuándo debo crear una sala de datos?

La respuesta corta es: ahora. 

La respuesta un poco más larga es que nunca es demasiado pronto para crear una sala de datos para inversores. 

Independientemente de la etapa en que se encuentre su empresa, siempre es un excelente ejercicio contar con una sala de datos para inversores. Al mismo tiempo, es importante tener en cuenta que las salas de datos pueden evolucionar con el tiempo. Así que, si tu startup está en las primeras etapas, podrías sentirte abrumado si falta parte de la información valiosa. 

No te preocupes por la sala de datos si este es el caso, pero tenlo en cuenta. Una startup evoluciona rápidamente, y cuanto antes tengas la información, mejor. Esto nos lleva al siguiente punto, uno de los más importantes que leerás en este artículo. ¿Qué incluye una sala de datos para inversores?

¿Qué incluye un Data Room para inversores?

Dejemos una cosa clara. Definir qué información tiene que poner en su sala de datos para inversores puede ser un reto. Si pones demasiada información, algunos inversores podrían dejar de leerla. Pero, por otro lado, si pones muy poca información, podría dar señales de falta de preparación. 

La siguiente lista sugiere lo que debería tener, por lo que puede resultar larga. Sin embargo, si encuentras algo que no tienes o no sabes su importancia, este es el mejor momento para aprender sobre ello. 

Lista de comprobación de la diligencia debida de la sala de datos para startups

Principales documentos y resumen

Recordemos que el proceso de diligencia debida, para el que se necesita este Data Room, tiene lugar después de haber convencido a un inversor. 

Preparar todo lleva un tiempo; hay que preparar y recopilar un montón de documentos de un montón de sitios, así que quizá quieras empezar antes, pero el contexto aquí es importante: ya has convencido a un inversor. 

Por lo tanto, se espera que incluya su pitch deck, que funciona como una tapadera para todo el asunto: pero para cuando compartas esta sala de datos, los inversores habrán visto con toda seguridad este deck. 

Sin embargo, es útil tener uno ahí, ya sea para introducir a otros responsables de la toma de decisiones en el proceso o incluso para utilizarlo como introducción para otros inversores. Lo mismo ocurre con el One Pager, que es una versión imprimible de una sola página de pitch deck . Al final, ambos son resúmenes de la empresa. 

Hemos publicado un montón de vídeos sobre cómo escribir un pitch deck - incluso un curso de 9 días. También tenemos un montón de pitch deck plantillas y one-pagers plantillas- y nuestro equipo está disponible para ayudar a escribir y diseñarlos- así que estás más que cubierto en ese frente. 

Así pues, esto es lo que debería incluir en su sala de datos para inversores:

Finanzas:

Hablemos de finanzas. Hay algunos elementos básicos aquí. 

En primer lugar, el balance y la cuenta de resultados. Este es el aspecto de un balance y este es el aspecto de una cuenta de resultados. Ambos son generados por tu programa de contabilidad, que, por supuesto, deberías tener si estás en esta fase (y probablemente un contable que te ayude a hacer el seguimiento). 

Las plataformas recomendadas aquí son Quickbooks y Xero, y tenemos descuentos para ambas en el módulo de ofertas de inicio en Slidebean.

La otra parte es el modelo financiero, también llamado estado Pro-forma.  

Eso requiere un poco más de trabajo. Un inversor quiere ver tres cosas en un modelo financiero: 

• Dónde va a gastar dinero: su presupuesto para contrataciones, miembros del equipo y costes de marketing. 
• Sus supuestos clave: cuándo prevé hitos como el lanzamiento de la plataforma, o cuándo prevé que necesitará volver a recaudar dinero. 
• Por último, estos supuestos clave determinarán sus proyecciones de ingresos: cuánto espera crecer y qué impulsa ese crecimiento. Un gran error que cometen los fundadores es limitarse a poner cifras de crecimiento en lugar de estimar qué las impulsa. 

Escribí un artículo en Techcrunch sobre ello, y estoy trabajando en un nuevo vídeo para enseñarte a hacer modelado basado en controladores. 

Si no sabes por dónde empezar, te tengo. Mi equipo y yo creamos unos cuantos plantillas financieros para los modelos de negocio más comunes: SaaS, eCommerce, Marketplaces, Apps- donde todas las variables están listas, todo lo que necesitas hacer es traer tus números- todo disponible en Slidebean. 

También publicamos tutoriales gratuitos para cada uno de ellos, así que puedes consultarlo en nuestro canal. 

Por último, si necesita nuestra ayuda, por ejemplo, si su modelo de negocio no encaja del todo con ninguno de ellos, ahora tenemos un equipo de analistas que también pueden intervenir. 

Nuestro plantilla es válido durante 7 años. Los inversores no quieren que les expliques tu plan de contratación con tanta antelación, así que debes centrarte en dos cosas.

Gastos e ingresos para el periodo que financiará el dinero del inversor. 

Un control de la realidad: una visión emocionante pero realista: si muestra que va a alcanzar 1.000 millones de dólares de ingresos en 5 años, puede ser demasiado. Pero si muestras 10 millones de dólares en esa cantidad de tiempo, no es lo suficientemente emocionante. 

Los documentos financieros que debe incluir en su sala de datos de inversores son:

• Cuentas de pérdidas y ganancias

• Proyecciones financieras

• Registro de activos

• Auditorías (incluidas las cuentas)

• Tabla de tapas

• Toda la información sobre las subidas anteriores

• Declaraciones pro-forma para el próximo año

• Cuentas de gestión

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Documentos de la empresa:

Los documentos de la empresa que debe incluir en su sala de datos para inversores son:

• Pitch deck

• Acuerdos de votación

• Artículos de constitución (incluidos los modificados y reformulados). 

• Acuerdos sobre derechos de los inversores

• Acuerdos de asociación

• Acuerdos de primera venta y reventa

• Contratos con clientes

• Actas de las reuniones (las más importantes son las del Consejo de Administración)

• Consentimientos y acciones del Consejo

• Material del Consejo de Administración

• Acuerdo de accionistas

• Estudio de mercado

• Análisis competitivo

• Proceso de venta

• Materiales de marketing

• Plan de negocio (preferiblemente de una página)

• Directrices de la marca

• Alquiler de oficinas

• Conflictos legales

• Novedades para los inversores

Propiedad Intelectual

En lo que respecta a la propiedad intelectual, debería tener una carpeta con el material de propiedad intelectual existente y relevante. 

Como mínimo, debería haber registrado el nombre de su marca (para ello, por supuesto, la Oficina de Marcas necesita confirmar que no está infringiendo las marcas existentes). Por lo tanto, tener su marca comercial confirma que se ha superado esta comprobación. 

Si tiene alguna patente provisional o concedida, también debería estar aquí. 

Sólo una nota rápida sobre las patentes: las patentes provisionales no son muy valiosas, creo que la gente suele presumir de haber "presentado una patente", pero en realidad, el verdadero lío es conseguir que te concedan la patente completa. Eso suele costar decenas de miles de dólares en honorarios legales y puede llevar años. 

Si tienes un Libro de Marca o una Guía de Diseño, puedes incluirlos ahí. Yo he incluido el nuestro en la sala de datos plantilla para que lo tengas como referencia, aunque no suele ser necesario. 

Los documentos de propiedad intelectual que debe incluir en su sala de datos de inversores son:

• Patentes (concedidas y presentadas)

• Estrategia de PI

• Detalles de la licencia del software (también debe enumerar cualquier software de código abierto que utilice)

• Propiedad del nombre de dominio

Constitución y documentos legales

Cuando llegue a la diligencia debida, ya debería haberse constituido en sociedad. En realidad, "estar en el negocio" tiene costes, empezando por la contabilidad y la declaración de impuestos, así que hazlo cuando estés preparado. 

Además, recuerda que para oficializar cualquier acuerdo de acciones con tus cofundadores, necesitarás tener una sociedad. 

Los inversores prefieren mayoritariamente las C-Corporation de Delaware, y definitivamente no las LLC. No te voy a aburrir con las razones, pero dime si quieres que lo cubra en otro vídeo. 

Si NO has constituido una sociedad, mi mejor recomendación para encargarte de ello es una empresa llamada Firebase.io - es prácticamente un servicio "llave en mano" que se encarga de todo, incluso de abrir una cuenta bancaria para la empresa. También tenemos un 10% de descuento en la sección de ofertas de Slidebean. 

Suponiendo que lo hayas incorporado, aquí tienes algunas de las cosas que debes incluir en el Data Room. 

• Artículos de incorporación.
• Acuerdos de votación
• Acuerdos de compra de acciones del fundador (que es el documento que incluye los acuerdos de adquisición de derechos). 
• Y, por supuesto, su Tabla de Tapones. 

Su tabla de topes probablemente debería ser algo así: 

Esto es de nuestra tabla de topes plantilla. Recuerde que una tabla de límites es sólo un resumen de los acuerdos legales que ha hecho: no es EL documento oficial. 

Esos acuerdos y la distribución de acciones se pierden en páginas y páginas de papeleo legal -la tabla de topes sólo lo resume, pero la última palabra la tienen los documentos firmados. 

También querrá incluir los materiales de su Consejo de Administración. En una C-Corp de Delaware, el consejo toma decisiones en representación de los accionistas. 

En teoría, los accionistas toman las decisiones empresariales importantes en función de los votos que representan el número de acciones que se poseen. Pero preguntar a todos los accionistas sobre algo es poco práctico, así que el Consejo representa a los accionistas para esas decisiones. 

Esto, por supuesto, requiere un reglamento: qué decisiones puede tomar el director general sin el consejo, qué necesita permiso, qué necesita unanimidad. ¿Cómo se destituye a los miembros del consejo? 

Ese reglamento se denomina Estatutos, y es absolutamente necesario subirlo. Además, cualquier acuerdo previo de la Junta Directiva (llamado consentimientos de la Junta) también debería entrar. 

En las grandes empresas, el secretario de la compañía debería llevar las actas del consejo. Nosotros no lo hacemos, así que... bueno, quizá deberíamos hacerlo. 

Empleados

La sala de datos del inversor también debe incluir información sobre los empleados, como por ejemplo

• Todos los contratos de los empleados. Incluyen los pasados y los actuales, con títulos, salarios y registros.

• Lista de empleados actuales, salarios y títulos 

• Todos los contratos de prácticas, pasados y presentes

• Todos los contratos de consultoría, pasados y presentes

• Si tu equipo está creciendo (o sólo eres tú en ese momento), entonces puedes incluir tu visión. ¿Cuántos empleados crees que vas a contratar y en qué plazo?

• Y por último, pero no por ello menos importante, sus acuerdos con los empleados para las personas clave. 

Esto último es realmente importante. Los inversores quieren comprobar que has hecho los deberes, que la propiedad intelectual de tu empleado está siendo asignada a la empresa y que tienes acuerdos de confidencialidad. 

Esto es aún más importante para los fundadores. Sus contratos suelen incluir una cláusula de pactos restringidos que les prohíbe trabajar para empresas de la competencia. 

Disponemos de plantillas para muchos de estos documentos. Puede encontrarlos en nuestra lista de documentos.

Métricas de las startups

En cuanto a las métricas, debe proporcionar datos a los inversores. 

Ahora bien, esto varía de una empresa a otra, por supuesto. Puede abarcar desde las métricas de uso de su aplicación hasta su canal de ventas y su flujo. 

Permítanme cubrir algunos escenarios comunes, 

- Para una empresa SaaS, la mejor alternativa es ofrecerles acceso a su plataforma de seguimiento SaaS. En ChartMogul, por ejemplo, puedes añadir un asiento de usuario limitado para ellos y ahorrarte la molestia de tener que descargar y volver a formatear todo. Están conectados directamente a Stripe, por lo que los datos son tan reales como pueden serlo. 

Las cifras clave que hay que tener en cuenta son el MRR, el ARR, las tasas de abandono y los valores de por vida. 

- En el caso de una aplicación móvil, se puede optar por un cuadro de mandos construido con una herramienta como Mixpanel (que también utilizamos nosotros). Las cifras clave que hay que tener en cuenta son los usuarios activos mensuales, la duración media de las sesiones y la retención de clientes. 

- Para cualquier producto B2B, querrán mirar las ventas.

Utilizamos Hubspot para nuestras ventas de la rama de consultoría, por lo que podría construir un tablero de control personalizado para eso (tenemos 90% de descuento en Hubspot para Startups, BTW). 

Así que, como regla general, el acceso a su cuadro de mando es estupendo. Si eso no es posible, puedes optar por una presentación que destaque los aspectos relevantes, ofrezca contexto sobre los datos que son difíciles de entender y proporcione pruebas (puntos de datos, hojas de cálculo) sobre los propios datos. 

Esto es más delicado cuanto más grande es la empresa, por supuesto, pero en cualquier caso, nunca debe incluir información personal de los clientes. 

Financiación anterior

Ahora bien, si has recaudado dinero en el pasado, también debes incluirlo aquí:

• Acuerdos sobre derechos de los inversores
• Acuerdos de primera venta y coparticipación
• Cualquier otro documento/acuerdo con esos inversores. 

Otros documentos

Hasta ahora, he mencionado todo lo que incluía nuestra propia sala de datos, pero por mi cordura, he consultado algunos artículos más sobre lo que hay que incluir. 

Algunas de las cosas que se mencionaron y que no consideré necesarias fueron: 

• Una sección de investigación de mercado (con estudios de mercado y análisis de la competencia). 

• Una sección de pila tecnológica, con un diagrama de la arquitectura del sistema, documentación de la API, detalles sobre la gran integración, e incluso su hoja de ruta y su cartera de pedidos. 

Creo que adjuntar todo eso en una carpeta puede no aportar más valor, pero entiendo por qué algunos inversores querrán profundizar en ellos, especialmente si el producto necesita escalar a una audiencia masiva y soportar tanto tráfico. 

Ahora, como ya he dicho, he preparado dos cosas que te resultarán útiles: 

• Una lista de comprobación en forma de hoja de cálculo de todo lo que necesitas preparar, con instrucciones sobre cómo encontrarlo.
• Una estructura de carpetas de Data Room que puedes utilizar para subir documentos. La mayoría de las empresas que conozco utilizan Google Drive o Dropbox.

Tecnología

Por último, pero no menos importante, está la tecnología. Este es un componente crítico que muchos fundadores pasan por alto. En cuanto a la tecnología, su sala de datos para inversores debe incluir:

• Diagrama de la arquitectura del sistema

• Documentación de la API

• Exportación de la cartera de productos 

• Productos existentes (por seguridad, puede presentarlos con capturas de pantalla)

• Integraciones

Como puede ver, la lista puede ser larga, pero no se sienta intimidado por ella. Puedes crear una sala de datos para inversores paso a paso. Además, aunque veas que la lista es bastante larga, hay algunas cosas que no deberías incluir. 

¿Qué no debe incluir su sala de datos para inversores?

Esta sección es una advertencia, ya que hay un equilibrio que debe lograr con la sala de datos para inversores. Por lo tanto, no hay una lista definida de documentos que no debes incluir. En su lugar, considere que los datos que contiene son valiosos (o no) para su inversor. Si ciertos documentos no son necesarios para la toma de decisiones en ese momento, entonces puedes omitirlos. 

Además, está el aspecto de la seguridad. No incluyas a personas que no quieras que vean tus datos. Aunque esto parece lógico, es un paso que algunos fundadores pasan por alto. La mejor práctica es realizar comprobaciones rutinarias sobre quién tiene acceso a la sala de datos. De este modo, puedes incluir o excluir a quienes ya no son pertinentes. 

Por último, otra buena práctica es retener información según las etapas. Por ejemplo, digamos que has descubierto que un inversor está interesado en tu empresa pero no se ha comprometido. Podrías considerar la posibilidad de excluir ciertos documentos hasta la siguiente etapa. Por eso algunos fundadores crean diferentes salas de datos de inversores para otros momentos. Esto no es obligatorio y puede llevar mucho tiempo, pero ofrece la ventaja de proporcionar información por etapas. 

¿Cuáles son las ventajas de disponer de una sala de datos para inversores?

Ya hemos visto lo que debe incluir en su sala de datos para inversores. Ahora, vamos a discutir algunos de los beneficios claros que puede proporcionarle. Estos no son todos los beneficios, por supuesto, y lo que hemos hecho es enumerar los más importantes. 

Diligencia debida

Está bien admitirlo: la diligencia debida no es divertida. 

Es un proceso que requiere mucho tiempo y es vital para los inversores. En resumen, la diligencia debida consiste en que los inversores investigan a fondo su empresa, normalmente en una fase temprana. Con esta investigación, pueden valorar si su empresa es adecuada para invertir o no. 

Como puede imaginar, es un proceso largo que puede consumir el tiempo de un fundador. Por eso, una sala de datos para inversores ayuda a acelerar este proceso. En primer lugar, toda la información está en un solo lugar. Luego, una sala de datos organizada puede ayudar a los inversores a encontrar lo que necesitan más rápidamente. En tercer lugar, si su sala de datos es segura, tendrá la certeza de que no perderá información valiosa. 

Recaudación de fondos más rápida

La sala de datos para inversores permite una mayor organización y un acceso más fácil. Además, puede agilizar los procesos de captación de fondos. Ahora bien, sabemos que algunas personas creen lo contrario. Creen que una sala de datos de inversores puede ralentizar el proceso. 

¿Es así? Depende de lo organizada que esté su sala de datos para inversores. Cuanto más clara sea la información, más ayudará a acelerar el proceso de captación de fondos. Además, puede ayudarte en un aspecto esencial. 

Organización

Para tener una sala de datos de inversores organizada, hay que gestionar los datos. Es lógico, ¿verdad? A medida que avances en este proceso, también aprenderás mucho sobre tu propia empresa. Además, revisar todos estos documentos te prepara para más procesos de recaudación de fondos. 

Tener esa información fresca en la mente es vital. De hecho, esta podría ser una de las partes más subestimadas pero esenciales de una sala de datos para inversores. 

Ya hemos hablado de muchas de las ventajas de una sala de datos para inversores. Así que, ahora, hay una gran pregunta que responder. ¿Qué utilizo para crear una sala de datos de inversores? Le explicaremos todos los detalles en la siguiente sección. 

¿Cómo elegir un software de sala de datos?

Estamos pasando por alto un aspecto crítico de una sala de datos para inversores. ¿Y si se quiere tener una sala de datos física? En ese caso, la sala debe contar con la seguridad necesaria y con estrictos procedimientos de acceso. 

La realidad es que debe optar por una sala de datos digital para inversores. Existen muchas opciones de software, y también para la mayoría de los presupuestos. Puede encontrar opciones convencionales como Google Workspace y Dropbox. También hay software más especializado, como CapLinked y Contract Zen. Antes de elegir uno, deberías consultar las reseñas. Además, asegúrate de preguntar sobre las características de seguridad y las copias de seguridad. 

Otro aspecto vital que debes investigar es el equipo de soporte. No tengas miedo de preguntar, ya que el equipo debe explicar cómo gestiona cuestiones como el acceso y los permisos. 

La privacidad y la seguridad son vitales en una sala de datos para inversores. Al fin y al cabo, está guardando información crucial para su empresa y su competencia. Cuanto más entiendas tu software, mejor, porque puede ocurrir algo desagradable. 

¿Qué ocurre si alguien filtra información de mi sala de datos de inversores? 

Su empresa debe tener procesos establecidos en caso de una violación de la seguridad. Por ejemplo, el software debe rastrear a quienes hayan tenido acceso a documentos sensibles. Aun así, las filtraciones pueden ocurrir. Si tu empresa pasa por el desafortunado suceso de tener una fuga de datos, no hay mucho que puedas hacer para recuperarlos. En su lugar, sus acciones incluyen presentar una queja a las autoridades y emprender acciones legales. 

Reflexiones finales: 

Es habitual que los fundadores se pregunten si deben tener una sala de datos para inversores o no. A medida que migramos a lo digital, éstas se han vuelto mucho más accesibles, tanto en coste como en facilidad de uso. Por eso, en este artículo, cubrimos los aspectos esenciales que hay que conocer de las salas de datos de inversores. 

También hemos proporcionado una lista detallada de lo que debería incluir en su sala de datos para inversores. Los fundadores pueden sentirse abrumados al iniciar una, pero pueden resultar vitales. Además, crear una sala de datos de inversores puede ser una gran experiencia de aprendizaje para usted como fundador. Así pues, esperamos que tenga suficiente información para tomar la decisión correcta sobre su sala de datos de inversores.

Sala de datos para inversores plantilla