CEO Daily Schedule Ejemplo: habilidades de gestión del tiempo

Hace unos meses, hicimos un vídeo sobre las responsabilidades de un director general, y ahora me he dado cuenta de que nunca he hablado de cómo me las apaño para hacerlo todo.

Para mí, el papel de un director general consiste principalmente en capacitar a su equipo, en permitirle cumplir y destacar en su trabajo. Sin embargo, la situación de la empresa requiere a menudo que te remangues y dirijas tú mismo los proyectos. 

A medida que nuestra operación ha crecido, mi tiempo se ha vuelto cada vez más escaso y más precioso. He llegado a un punto en el que elijo los proyectos que realmente necesitan mi participación, y delego otros y hago lo posible por mantenerme al margen. 

Voy a pasar: 

• cómo es un día típico para mí
• la evolución de mis tareas a medida que la empresa ha ido creciendo
• los errores que he cometido, y 
• las tácticas que utilizo para ser más eficiente
  

La rutina diaria del CEO 

Este es el aspecto de un programa diario: 

• Me despierto a las 5 de la mañana, casi todos los días de la semana. 
• 6 a 7:30 am - Hago ejercicio, generalmente un partido de tenis. 
• Empiezo a trabajar sobre las 8:30 de la mañana, con el objetivo de terminar a las 18:30 más o menos. 
• Bloqueo 2 horas para el almuerzo, que no gasto en su totalidad, sino que me dan la flexibilidad de comer antes o después, pasar el rato con mi familia o trabajar como un tiempo de amortiguación sin reuniones para ponerme al día con el trabajo. 
• Trato de estar libre entre las 18:30 y las 22:30 para salir con la familia. 
• Si he terminado con el trabajo, veo una película o juego a algún videojuego entre las 22:30 y la medianoche. Si no, aprovecho ese tiempo para terminar la tarea del día. Es un buen momento para trabajar sin distracciones. 
• En la cama a medianoche. Aclarar y repetir. 
• Los fines de semana son sagrados para mí. Hago todo lo posible por sacar todos los artículos pendientes el viernes, y lo he conseguido en los últimos meses. 
  

Ahora, la mayor lucha para un CEO de una empresa de mi etapa son las llamadas y las reuniones. La mayoría de los directores generales dedican tiempo a las conversaciones con el equipo o con posibles socios, pero en mi caso, ese tiempo también incluye llamadas con nuestros clientes. 

Algunos de nuestros planes de Slidebean incluyen llamadas de consulta conmigo, que nuestros usuarios adoran. Estas llamadas ofrecen una gran visión del producto y de las necesidades de nuestros clientes, pero, por supuesto, suponen una carga importante para mi agenda. 

Controlo esa carga de trabajo permitiendo que sólo se reserven llamadas ciertos días a la semana y manteniendo al menos dos días de trabajo, en los que sólo acepto una reunión si es realmente urgente. 

Soy estricto con el significado de "urgente" porque, de lo contrario, no se pueden hacer las cosas. Para la mayoría de las tareas de director general de una empresa, nuestra etapa debe tener un impacto significativo en los ingresos o la productividad. 

Por cierto, nunca, jamás, negocio los horarios de una reunión. Por eso tenemos Calendly.

Muy bien, ahora hablemos de la evolución de las tareas. 

Etapa de fundación: fundadores y primeros empleados

Tareas

En esta etapa del ciclo de vida del negocio, harás un poco de todo. Recibirás un curso intensivo de contabilidad y teneduría de libros, legal. Aprenderás a configurar dominios y correos electrónicos y a redirigir tus dominios a las diferentes páginas de aterrizaje que estás probando.

Hay que tener la capacidad de hacerlo y de hacerlo rápido. El tiempo es muy valioso en esta etapa, porque probablemente será pre-producto, y por lo tanto pre-ingreso. Cada día que pasas en un día de pasarela gastado. 

Y lo que es más importante, es durante esta etapa cuando aprenderás el oficio de tu empresa. Aprenderás quiénes son tus clientes y por qué se quejan, porque probablemente tú mismo te encargarás de esos correos electrónicos de asistencia.

Aprenderás a vender y a comercializar a medida que vayas abriendo tu negocio en pitch y empieces a darlo a conocer. 

Por eso la famosa combinación hacker/hustler/hipster es vital. Por cierto, consulta nuestro vídeo sobre cómo encontrar un cofundador. Un hacker es una persona de producto, y es el dueño de esa rama. Un hipster lidera el diseño, define una identidad para el negocio y la marca y, por último, un hustler se dedica a trabajar. Inversores, clientes, evangelistas, probadores beta, ¡la prensa! Su trabajo consiste en empujar a su equipo a moverse, definir los objetivos y los hitos, y conseguir que todos los demás se entusiasmen con su producto. 

Errores

El mayor error que cometí durante este tiempo fue probablemente trabajar demasiado. A menudo tenía jornadas de trabajo de 14 horas, algo que un Caya más joven (de 20 años) podía soportar, pero no mantener durante mucho tiempo. 

Esto es insostenible; NO LO HAGAS. Me metí en algunas discusiones innecesarias con mis cofundadores porque "sólo" ponían 10 horas al día. 

Lo que ellos sabían, y yo no, es que después de una semana de 80 horas, tu cerebro ya no funciona correctamente. Necesitas descanso, y tiempo en familia, y cerveza, y... bocadillos para que las ideas sigan fluyendo. NO subestimes el valor del tiempo libre. 

Consejos

Averigüe cuál es la necesidad más urgente de la empresa y asegúrese de que el equipo que tiene el control de esa tarea tiene una pista clara. 

El producto era lo más urgente en nuestras primeras etapas: conseguir un producto viable en el mercado; o completar esa petición urgente de características. 

Mi trabajo entonces era asegurarme de que lo sacáramos lo más rápido posible. ¿Cómo? Descargando de tareas a la persona clave encargada de esa tarea. 

Aprende a delegar. Aprende a confiar en tus cofundadores y a desconectarte de las tareas. 

Etapa de crecimiento 

Tareas

Seguirás haciendo un poco de todo, pero pronto descubrirás que puedes agrupar tareas específicas y ponerles un nombre. 

Puedes agrupar todas las solicitudes de asistencia y ayuda y ponerlas bajo el paraguas de una persona de "Asistencia al cliente". O puedes agrupar las tareas de contabilidad y teneduría de libros y asignarlas a un gestor de oficina. 

Esas serán tus primeras contrataciones, las tareas que puedes agrupar y descargar. Lo bueno de esto es que sabes cómo hacer todas estas tareas. Sabes cuánto tiempo te lleva y, por tanto, sabes cuánto tiempo deberían tardar en completarlas. 

En mi caso, la tarea que no podía delegar era el papel de CMO. 

Podíamos permitirnos a algunos jóvenes de marketing o de medios pagados, pero no a un director de marketing. No podíamos permitirnos uno, así que tuve que convertirme en uno. Esa es la versatilidad que necesitas como director general. 

A medida que el equipo se amplía, también tendrá que crear su primer organigrama mental. ¿Quién informa a quién? ¿Cómo se asignan los equipos para que sean eficaces? ¿Cuáles de tus contrataciones tienen el potencial de convertirse en gerentes, y cuáles están mejor en puestos dedicados? 

Errores

También tenemos un vídeo sobre los errores más comunes de Startups . Ve a verlo.

Debería haber aprovechado este tiempo para estructurar más las cosas. 

Su agenda no hará más que aumentar. Pronto empezarás a perder la pista de tus conversaciones sobre desarrollo empresarial, así que empieza a registrarlas y conviértelo en un hábito. 

Utiliza Zapier para automatizar tareas repetitivas. Conviértete en un experto del correo electrónico: ya sea Inbox zero o algún otro método, elige tu herramienta de correo electrónico y quédate con ella, hazla tuya y haz que impulse tu productividad.

Una vez más, no hice esto al principio, lo que probablemente me costó cientos de horas de productividad hasta que finalmente saqué algo de tiempo para resolverlo. 

Una de ellas era el seguimiento de las herramientas SaaS de tu empresa. Si no tienes cuidado, pronto encontrarás duplicados o herramientas huérfanas. Yo solía llevar una hoja de cálculo que actualizaba manualmente, lo cual era, por supuesto, una pérdida de tiempo. Ahora utilizo Monthly y les digo a todos que reenvíen automáticamente cualquier factura. Monthly se limita a mantener un cuadro de mando al que el equipo de contabilidad puede acceder posteriormente. 

Consejos

Datos En este punto, tendrá más datos de los que puede analizar regularmente, y eso probablemente esté bien. Asegúrese de que mantiene registros de calidad de la actividad de los clientes.

No es necesario consultarlos todas las semanas, pero cuando surja una pregunta, como el grupo de edad con más actividad, o "cómo se vio afectada la retención después de que lanzáramos X función", tendrá que ser capaz de volver atrás y verlo. 

Madurez

Descargo de responsabilidad obligatorio: no somos una empresa madura. Lo que quiero decir con "madurez" es que hemos llegado a un punto del negocio en el que somos rentables y no estamos contratando agresivamente. Las tareas del director general pasan de mantener la escala de la empresa a dirigirla y tomar decisiones más estratégicas. 

En esta fase, no tienes tiempo para arremangarte en casi ningún proyecto. Tu papel consiste en definir un proyecto, elegir al equipo que puede llevarlo a cabo, reunirte con él para que todos estén de acuerdo y salir. 

Tu tiempo en esta etapa es tan ajustado que tu participación en un proyecto puede, de hecho, causar retrasos: si tu equipo está esperando tu aprobación para avanzar, las cosas irán más despacio. Debes facultar a tus jefes y a tu equipo de confianza para que tomen sus propias decisiones, incluso para que se equivoquen, con tal de que el proyecto avance. 

Para aclarar esta definición de "proyecto", estos son algunos de los proyectos que he "empezado" recientemente: 

• Creación de un nuevo sistema de campañas de incorporación y goteo por correo electrónico. Lo asigné a los equipos de éxito del cliente y de analistas de datos. 
• Volver a publicar nuestros episodios de Company Forensics en forma de podcast. 
• Replantear la presencia de nuestra marca en las redes sociales (que no es nada buena en este momento). Para ello hay que formar un nuevo equipo de redes sociales. 
• Encontrar una manera de conseguir nuestro contenido en TikTok. 
• Contratación de un nuevo director de operaciones para nuestra oficina de Costa Rica, que pueda hacerse cargo de más tareas administrativas. 
  

Incluso en el caso de las contrataciones, por ejemplo, por mucho que quiera participar en el proceso, sólo tengo tiempo para reunirme con los tres mejores candidatos. He aprendido a confiar en el criterio de mi equipo para todo lo demás. 

Por cierto, esto puede ser muy frustrante a veces. A veces uno QUIERE ensuciarse las manos con un proyecto. Quieres hacer algunos diseños o elaborar algunas maquetas de UX, pero simplemente no puedes. Tienes que resistir el impulso y confiar en tu equipo para hacerlo. 

El único proyecto al que he podido dedicar algo de tiempo extra es Monthly. Estoy muy entusiasmado con él. Una de las tareas que he estado haciendo es entrar en conversaciones con otros directores generales sobre si nuestro "planteamiento del problema" es correcto. Y lo es (por cierto, tenemos un vídeo en el que aparezco lanzando ese negocio) 

Herramientas SaaS abandonadas que nadie utiliza. Plataformas duplicadas. Hojas de cálculo manuales para controlar los gastos. Desajuste en la forma de clasificar las herramientas en los libros. Parece que todas las empresas con las que hablo están luchando con esto, y creemos que Monthly va a resolver todo esto. 

Estamos ofreciendo acceso anticipado a nuestros espectadores de Youtube. Puedes registrarte gratis en monthlyapp.com/youtube. A pesar de lo apretado de mi agenda, leeré tus tweets al respecto, así que por favor echa un vistazo y hazme saber lo que piensas.