Presupuesto SaaS para emprendedores: dónde ahorrar y gastar

Cómo calcular el presupuesto de una startup de SaaS

Un tercio de startups acaba cerrando el negocio por la sencilla razón de que se queda sin dinero. No dejes que ese sea tu caso.

DashThis lleva casi 8 años en el negocio de los informes digitales automatizados, pero empezamos como la mayoría de las empresas de SaaS: en el sótano de nuestro fundador. El hecho de que evitáramos deliberadamente la financiación de capital riesgo hizo que el gasto consciente no solo fuera importante, sino necesario.

Así que aunque no hay una fórmula mágica para el éxito empresarial, todo empresario sabe que desarrollar un gran producto y comenzar un nuevo negocio requiere una buena cantidad de dinero.

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Entonces, ¿cómo sabes dónde puedes permitirte gastar tu dinero, y dónde no puedes permitirte no hacerlo?

Pues bien, en 2017, DashThis alcanzó el número 58 en la Growth 500 (la lista de las empresas de más rápido crecimiento de Canadá). Así que, aunque ha sido un camino complejo y sinuoso para llegar hasta aquí, una cosa es segura: nuestro crecimiento de los ingresos del 1.302% en 5 años se debe enteramente a gastar donde contaba, y a mantener nuestros centavos donde no.

Así es como lo hicimos.

Lo que haces: tu producto

Su producto es la base de todo su negocio, así que pensaría que su desarrollo es sólo un gasto necesario que tendrá que desembolsar. Pero mientras que el desarrollo del producto puede ser uno de tus mayores gastos (dependiendo del campo en el que te encuentres), no tiene por qué doler.

DÓNDE GASTAR

Sobre todo, asegúrate de gastar lo necesario para crear un producto relevante y duradero: no desarrolles características o escribas código hoy que vayas a terminar tirando mañana.

Básicamente, asegúrese de evitar la deuda técnica, que es sumamente costosa (especialmente para una compañía de software como nosotros). Aunque puede parecer lógico ahorrar dinero y tiempo al principio del desarrollo cortando las esquinas donde se pueden cortar, te estarás echando a patadas más tarde en el camino cuando tengas que deshacer un trabajo de mala calidad, o trabajar alrededor de él y seguir viviendo con un código insostenible.

Comprobación periódica

DONDE SALVAR

Eres un empresario, eres sólo un humano; no desperdicies el dinero tratando de ser perfecto desde el principio.

Lo mismo ocurre con su producto.

Aunque debe gastar la cantidad necesaria para tener un gran producto que sea lo más relevante posible (y evitar la deuda técnica mencionada anteriormente), ahorre dinero poniendo su producto en manos de su público objetivo lo antes posible.

Trabaja de forma iterativa, una característica y una pieza a la vez. Crea un producto mínimo viable, y recoge los comentarios de tus usuarios tan pronto como tengan la amabilidad de proporcionártelo. Mejore lo que necesita ser mejorado, y si una característica se vuelve demasiado compleja y difícil de manejar para usted o sus usuarios, pregúntese si es realmente necesario en esta coyuntura.

Esto asegura que no pierda su precioso tiempo de desarrollo en extras innecesarios, y también le ayuda a crear un producto en torno a las necesidades inmediatas de sus clientes, permitiéndole así crear un negocio que pueda resistir el paso del tiempo.

Cómo lo haces: a tu servicio

Su producto no existe en el vacío; no sólo hay un equipo de desarrollo detrás de él, sino que también hay un equipo de servicio que ayuda a los clientes a entender su producto y a utilizarlo en todo su potencial.

Y aunque el servicio de atención al cliente/administración de cuentas/apoyo al cliente/cualquier cosa que quieras llamar-suena como un gasto necesario (y uno que te gustaría reducir), cuando se hace bien, puede ser en realidad uno de tus mayores activos.

DÓNDE GASTAR

No sólo la deuda técnica es sumamente costosa, sino también la pérdida de clientes. Como tal, su servicio al cliente debe ser tan importante para su equipo como el desarrollo de productos. Particularmente cuando estás empezando, la calidad de tu servicio lo es todo. Especialmente en una época en la que la automatización del servicio al cliente y los chatbots están en todas partes, tener un servicio personalizado puede realmente diferenciarte de la competencia.

Dash Esto se construyó sobre un épico servicio de atención al cliente. Cuando el negocio recién comenzaba en el sótano de nuestro fundador, solía levantarse a las 3 a.m. para responder a las preguntas de los clientes que vivían al otro lado del mundo.

Hoy en día, no ha cambiado mucho. Cada persona que contacte con DashThis, incluso a través de nuestro formulario genérico de la página de contacto, recibirá una respuesta personal escrita por alguien de aquí. Cada usuario de DashThis (incluso aquellos que sólo están probando el sistema de forma gratuita) tiene su propio administrador de cuenta dedicado a ellos. A menudo se puede ver a los gerentes de cuenta grabando screencasts para enviarlos a sus clientes para responder preguntas técnicas con ayudas visuales, y en general, nuestros gerentes de cuenta tienden a hacerse amigos de los clientes sólo a través del contacto constante que tienen.

Este nivel de personalización se refleja en las críticas positivas que recibimos de los clientes actuales y anteriores: incluso en la remota posibilidad de que nuestro software no sea lo que el consumidor busca, nuestro servicio de atención al cliente sigue siendo considerado como un corte por encima del resto.

Y como todos sabemos, el buen boca a boca es el mejor marketing que existe.

Si hay algo de lo que DashThis es evidencia, es que el servicio personalizado de atención al cliente puede permitir que un pequeño SaaS de Canadá compita con los gigantes de Silicon Valley incluso en los campos de juego.

DONDE SALVAR

Quieres hacer todo por tus clientes; es natural. Y como acabo de explicar, el servicio personal y dedicado al cliente puede dar a tu pequeña empresa una ventaja cuando no puedes competir con las grandes empresas en cosas como el número de características y la cantidad de financiación.

Sin embargo, también necesitas saber cómo calibrar la inversión de tu cliente. Al principio, vas a querer aceptar cada petición e inclinarte hacia atrás para hacer felices a tus clientes, incluso si están pidiendo algo que no estabas planeando incorporar a tu oferta al principio

A veces, sin embargo, vas a tener que decir que no. Puede resultar muy caro atender los caprichos de cada cliente. En cambio, necesitas permitir que tu equipo de atención al cliente sepa cuándo encontrar alternativas para las solicitudes, y cuándo decirle cortésmente a un cliente que tu oferta puede no ser la mejor opción para él.

Suena contraintuitivo arriesgarse a perder un cliente. Pero tener la clientela equivocada, y tener un equipo entero de gerentes de cuenta trabajando 24/7 para tratar de convencer a un cliente de que tú ERES el adecuado para él, es una apuesta mucho más cara.

Con quién trabajas: tu equipo

Pasas la mayor parte de las 40 horas a la semana con tus colegas si trabajas en un ambiente corporativo normal. Cuando eres un empresario, probablemente pasas más de 40 horas a la semana trabajando, y los ambientes de trabajo de los nuevos empresarios son usualmente mucho más intensos y estresantes que los ambientes corporativos regulares.

DÓNDE GASTAR

Recuerdá, la alta rotación es un gasto que no podéspermitirte, pero pagar un valor de mercado justo por sus empleados y tratarlos bien es un gasto que debés permitirte a vos mismo.

DashThis no tiene reparos en invitar a los empleados a champán un jueves cualquiera cuando las ventas del mes son especialmente buenas, o en hacer que la gente trabaje desde casa sin rechistar cuando un hijo está enfermo, o en dar tiempo a los empleados para que hagan cursos universitarios si lo desean. Mantener un ambiente flexible puede resultar caro si no se controla, pero tener empleados que se sientan realizados en su entorno de trabajo reduce la rotación de personal de forma exponencial.
Además: busca personas a las que respetes, que sean excelentes en su trabajo y que no tengan miedo de discrepar contigo y obligarte a ver las cosas desde una perspectiva diferente. No contrates a "hombres que sí". Contrata a un equipo colaborador que pueda desafiarte y llevar tu negocio a donde no puedes llegar solo. Y no pienses en sus salarios como un gasto. Si valen mucho más de lo que les pagas, entonces valen el dinero; pagar menos por menos valor no te lleva a ninguna parte.

DONDE SALVAR

Ya que quieres gastar lo necesario para rodearte del equipo ideal, no te precipites. Tómate tu tiempo para encontrar al miembro perfecto del equipo, y ahorra ese dinero que de otra manera podrías haber gastado en una persona menos ideal.

En esencia: contratar menos gente, pero contratar mejor gente. No hay necesidad de llenar una silla sólo para llenarla.

Un eslabón débil en tu cadena de equipo figurativo es más caro que tener a todos los demás en la cuerda floja por un período de tiempo.

Y recuerda el dicho: contrata lentamente, pero dispara rápido. Aunque lo ideal es que esto no suceda si te tomas tu tiempo y contratas a los tipos precisos de personas que necesitas para tu negocio, sigue siendo cierto: no tengas miedo de despedir a alguien que no tiene la actitud correcta.

Aunque se pueden enseñar habilidades, la actitud y la motivación están o no están. Es muy caro mantener a alguien en el personal que está haciendo caer a todo el equipo con negatividad y contra la productividad.

Si quieres tener éxito, concéntrate en la calidad de tu equipo, no en la cantidad de nuevas contrataciones.

Dónde y con qué trabajas: tus herramientas y tu espacio de trabajo

Hemos cubierto lo que estamos creando y quién está haciendo la creación, pero ¿qué tal dónde y con qué? El entorno en el que trabajas, y las herramientas con las que haces tu trabajo son cruciales para el proceso de creación del producto. Sin embargo, esto no quiere decir que estos no sean lugares en los que no puedas ahorrar un dineral como empresario.

DÓNDE GASTAR

De la misma manera que es importante gastar en la contratación de los empleados ideales, también es importante gastar en su bienestar. Dale a tu equipo las herramientas que necesitan para hacer su mejor trabajo.

Cualquiera que haya trabajado antes en un escritorio puede decirte que una mala silla de oficina puede ser una distracción día tras día. En DashThis, uno de los primeros suministros de oficina que pagamos fueron sillas de oficina ergonómicas y escritorios eléctricos de pie. No eran baratas, pero hacen más cómodas las 40 horas semanales que pasamos en ellas. Si podemos pararnos, movernos y ajustarnos de acuerdo a como nos sentimos, somos mucho más propensos a ser más productivos.

También hay alrededor de 1 ordenador portátil nuevo y una media de 2,5 pantallas extra por persona aquí. Algunos desarrolladores necesitan 1 pantalla horizontal y 1 vertical para trabajar. Algunos escritores pueden necesitar sólo 1 pantalla, pero una lo suficientemente grande para tener 2 o 3 artículos abiertos uno al lado del otro. Nuestro equipo de marketing analítico necesita acceso a numerosos programas de seguimiento diferentes.

Cualquier herramienta que tu equipo pueda necesitar para producir su valor óptimo, asegúrate de que puedan tenerla. Si estás convencido de que tienes el mejor equipo para el trabajo, tienes que asegurarte de que ellos también tienen las mejores herramientas para el trabajo.

DONDE SALVAR

Por otro lado, aunque es importante gastar en las herramientas y el mobiliario necesarios para tu equipo, no gastes ni un céntimo más de lo debido. Ahorra dinero haciendo comprobaciones periódicas de todas las herramientas que utilizas internamente. Por ejemplo, nos dimos cuenta de que cierto software de seguimiento web que utilizábamos al principio no era necesario unos años después... y sin embargo... seguíamos pagando la suscripción mensual.

Así que a medida que tu equipo cambie y tus necesidades cambien, recuerda echar un vistazo a todo en lo que estás gastando dinero para uso interno, y si las necesidades pueden ser combinadas en una herramienta, o eliminadas por completo, no dudes en hacerlo.

En cuanto a las oficinas (¡el alquiler es caro!), puede que ni siquiera sean necesarias desde el principio. El equipo de Dash Este equipo fue en realidad totalmente remoto durante los primeros 4 años y medio de negocio. Estábamos en nuestros sótanos, en las oficinas de casa, en la cafetería local... Las oficinas eran un costo no necesario al principio, porque seamos realistas: las oficinas elegantes no venden productos.

Teníamos que vender nuestro producto primero, luego podíamos considerar la idea de las oficinas.

Nos mudamos a las oficinas sólo cuando crecimos lo suficiente como para que estar separados nos empezara a costar eficiencia, colaboración e innovación. Entonces, y sólo entonces nos mudamos a las oficinas. Y aún así, empezamos en un lugar tipo almacén directamente sobre la losa de cemento, con cables colgando del techo, y mesas de almuerzo plegables de 50 dólares. No era elegante, pero era justo lo que necesitábamos: un lugar para trabajar juntos.

Ahorre en los gastos de sus herramientas SaaS:

Comprobación periódica

La gente es su inversión más valiosa

En resumen, como empresario, sobre todo si estás haciendo un negocio, no tienes un solo dólar para gastar.

La inversión más significativa, y que vale la pena, es tu gente: tu equipo, tus clientes y su felicidad.

Si no puedes competir por los clientes con las grandes corporaciones multinacionales por el número de características o la velocidad de entrega, está bien. Porque como una pequeña empresa tienes la ventaja de poder tomarte el tiempo para hablar realmente con tus clientes, escucharlos, y construir un producto que fue hecho sólo para ellos.

Los clientes felices son los leales.

Lo mismo va para tu equipo.

Rodéate de un equipo que tiene el éxito de tu marca en el corazón, que vienen a trabajar todos los días con un fuego en sus ojos y la voluntad de hacer todo lo posible para tener éxito. Y una vez que los encuentres, asegúrate de que sepan lo valiosos que son para ti. Esa confianza y lealtad se les devolverá con creces.

Todo lo demás, hasta cierto punto, es secundario.

Porque un equipo que crea un producto como si no hubiera nada más que preferir, para clientes que realmente quieren hacer negocios con usted, es como sentarse en la mesa de póquer con ases de bolsillo: no está garantizado que gane, pero aún así tiene una ventaja sobre todos los demás en la mesa.