Gestión de gastos SaaS 10 consejos

Dirigir una startup con éxito requiere a veces que los empresarios vigilen continuamente los gastos. Y, sinceramente, puede resultar muy difícil dedicar el tiempo suficiente a ello. Sin embargo, incluso después de generosas rondas de financiación, las empresas siguen confiando en que el capital vaya estrictamente a donde está destinado y es más beneficioso para alcanzar la tracción y el crecimiento adecuados. Las nuevas empresas simplemente necesitan confiar en un seguimiento riguroso de los gastos. Por ello, esperamos que nuestros 10 consejos para reducir los gastos de software puedan ayudar a agilizar las necesidades de gastos de las aplicaciones SaaS y a situarlas justo donde necesitan las suscripciones. Este nivel de optimización es sin duda el primer paso en el camino correcto.

Para empezar, echemos un vistazo a los retos más inminentes que tienen que ver con la gestión de gastos de SaaS, ¿de acuerdo?

¿Cuáles son los retos de la gestión de los gastos de SaaS?

Los negocios de SaaS (Software-as-a-Service) han crecido sustancialmente en los últimos años. Hasta el punto de que la mayoría de las empresas utilizan una gran cantidad de aplicaciones SaaS cada día. Estos servicios se utilizan en diferentes departamentos y son extremadamente útiles para las empresas. 

Por otro lado, algunas suscripciones pueden ser tan baratas como unos pocos dólares al mes. O bien, otras pueden ser tan costosas como miles al año. Sin embargo, unas pocas de esas aplicaciones aparentemente poco costosas, junto con una pequeña selección de las más caras, pueden sumar grandes sumas de dinero gastadas en una tonelada de suscripciones diferentes. A medida que se suman más miembros y aplicaciones, resulta cada vez más difícil estar al tanto de todo.

Además, llevar un inventario de las suscripciones de SaaS es todo un engorro. Hacerlo implica saber exactamente qué servicios hemos contratado y cuánto estamos pagando por cada uno de ellos. También implica conocer las fechas exactas de vencimiento de los pagos, así como las fechas en las que hay que renovar o actualizar las suscripciones, e incluso actualizarlas o cancelarlas. A medida que las aplicaciones son más numerosas y nuestros equipos crecen, el seguimiento de estos gastos puede descontrolarse rápidamente. 

En conjunto, todo esto puede llegar a ser rápidamente demasiado para gestionar. Y startups no quiere acabar pagando por servicios que sus equipos no utilizan. Tampoco quieren pagar más por suscripciones que podrían ser más baratas. Estos son sólo algunos de los retos a los que nos podemos enfrentar en relación con los gastos de SaaS de una empresa que está empezando.

Y ahora que hemos repasado los retos de la gestión de los gastos de SaaS, veamos las ventajas del software de gestión de gastos.

¿Cuáles son las ventajas del software de gestión de gastos?

El uso de un software de gestión de gastos puede suponer grandes ventajas para una empresa. El ahorro de dinero es un ejemplo de ello. Las empresas pueden deshacerse de las suscripciones que no utilizan, lo que significa dejar de pagarlas. O bien pueden encontrar mejores ofertas para esas suscripciones ya existentes.

Otra ventaja del software de gestión de gastos es que fomenta el descubrimiento de nuevas aplicaciones SaaS. Con Monthly, por ejemplo, los usuarios reciben sugerencias inteligentes sobre nuevas aplicaciones que pueden ser mejores para una empresa. Según esas recomendaciones, las empresas pueden acabar sustituyendo por completo una pila existente para, de nuevo, ahorrar dinero.

Pero hay acciones específicas que podemos llevar a cabo para asegurarnos de que reducimos los gastos de software. Y las desglosaremos para ti al final.

¿Por qué debemos utilizar un software de gestión de gastos?

Hay diferentes razones para utilizar un software de gestión de gastos. Algunas de ellas incluyen la optimización. Y alcanzar ese nivel óptimo puede significar eliminar las licencias duplicadas o eliminar las aplicaciones que ya no se utilizan. También puede implicar el seguimiento del SaaS para determinar qué aplicaciones se están infrautilizando actualmente en una empresa. Se trata de entender si son realmente necesarias o si las empresas pueden deshacerse de ellas. También se pueden cambiar por aplicaciones más funcionales. 

Otra razón para utilizar un software de gestión de gastos es poder hacer un seguimiento de la gestión de los usuarios. Es una buena manera de saber qué usuarios se conectan realmente a una aplicación específica cada mes. Y eso ayuda a saber cuántos usuarios reales están activos en cada suscripción.

¿Listo para analizar las necesidades de su propia empresa para recortar gastos? A continuación, vamos a cumplir nuestra promesa con nuestros 10 consejos para ayudar a las empresas a recortar gastos. 

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10 consejos para reducir los gastos de software

Estos son nuestros 10 consejos para reducir los gastos de software:

1. Consiga el mejor software de gestión de gastos que pueda encontrar. Con Monthly as an app, por ejemplo, sabemos que harás el mejor de los gastos SaaS.
2. Escuche las recomendaciones inteligentes y explore otras aplicaciones SaaS que podrían ahorrarle dinero.
3. Eliminar aplicaciones huérfanas o duplicadas.
4. Pague por el número de usuarios que realmente utilizan las aplicaciones SaaS de un equipo, no por más.
5. Compare los costes de pagar por mes, por usuario, anualmente o cualquier otra opción que tenga disponible. Hazlo para cada una de tus suscripciones.
6. Aprovecha las pruebas gratuitas cuando estén disponibles. Así te aseguras de adquirir solo las aplicaciones que realmente necesitas.
7. Utilice los análisis de datos. Apóyese en ellos para tomar las mejores decisiones en cuanto al software por el que debe pagar.
8. Cuidado con las comisiones ocultas. En este caso, lee atentamente los términos y condiciones de todos tus contratos, algo que sabemos que puede ser molesto o difícil de hacer. Pero ten cuidado con las renovaciones automáticas. A veces, el mero hecho de evitar las comisiones automáticas puede suponer un verdadero ahorro de dinero.
9. Elimine las aplicaciones que ya no se utilizan debido a las bajas de los empleados. Ponga también en espera cualquier aplicación costosa durante las bajas por enfermedad o vacaciones prolongadas. Cuando las aplicaciones son bastante específicas para un rol, puede valer la pena pausar las suscripciones de ese usuario por un tiempo. Piensa en casos como cuando la persona que ejecuta determinadas tareas para las que tienes una aplicación se ausentará por una larga baja por maternidad o enfermedad, por ejemplo. 
10. Haga un mapa y categorice todos sus gastos. Y procure hacerlo muy bien para entender realmente y mejor a qué se destinan los fondos. Comprueba si estás destinando la cantidad correcta de dinero a cada área o si estos gastos podrían estar mejor distribuidos.
    

Ahora bien, ¿te preguntas qué software hará todo esto mejor? A continuación le ofrecemos una última palabra al respecto. 

¿Cuál es el mejor software de seguimiento de gastos?

Por supuesto, aquí nos gustaría recomendar una aplicación recién lanzada Slidebean . Y lo hacemos porque hemos utilizado toda nuestra experiencia dirigiendo una startup con financiación de riesgo para desarrollar Monthly. Es la mejor herramienta para seguir y gestionar todos tus gastos de SaaS. Fue creada para satisfacer la necesidad exacta de startups de gestionar toneladas de suscripciones de SaaS en un solo lugar y optimizar cómo se gasta ese presupuesto. 

Por supuesto, tuvimos en cuenta todas las necesidades relacionadas con las etapas de una empresa semilla y de Serie A para ayudar a esos negocios a conseguir tracción. Monthly se creó pensando también en los directores generales y los directores de operaciones. Y el objetivo es facilitar el control y la supervisión de las suscripciones de una empresa, los gastos relacionados y optimizar lo que sale de ese tipo de uso. Echa un vistazo a Monthly para saber más.