El futuro de los espacios de trabajo

En medio de esta crisis siempre cambiante, las empresas -incluidas-startups están tratando de enfrentarse a las nuevas realidades de los espacios de trabajo. Si usted es un fundador que ya ha construido un equipo de cofundadores, consultores, e incluso empleados, esto es lo que se puede esperar a medida que nos movemos hacia un paisaje predominantemente virtual. ‍

Antes de esta pandemia, los teletrabajadores rondaban el 4% de la fuerza de trabajo en los Estados Unidos. Ahora, el 34% de la fuerza laboral que una vez conmutada está trabajando desde casa. Las preguntas aún persisten, desde la sostenibilidad hasta las condiciones de trabajo y las políticas de trabajo desde casa, pero una cosa está clara. Esta pandemia ha cambiado la forma en que trabajamos. Muchas empresas, incluyendo Slidebean...se han vuelto completamente remotas.

Al hacerlo, las empresas se encontraron con desafíos inmediatos causados por la abrumadora falta de conciencia que nuestra cultura tiene en torno al trabajo remoto, la salud de los empleados y los espacios de oficina. 

A medida que la economía se va debilitando, algunas empresas consideran la posibilidad de reabrir y mientras que las empresas masivas pueden adaptarse al cambio por pura fuerza de voluntad, las pequeñas empresas y startups tienen que doblar su tamaño para mantener la productividad y los beneficios.

Remote está aquí para quedarse, pero no sin sus desafíos

Uno podría pensar que startups fue fácil cuando todos pasamos al modo remoto. Después de todo, estamos acostumbrados a equipos internacionales, charlas a distancia con inversores, y todo eso. Las empresas de pequeña escala podrían ser consideradas como flexibles y fáciles de adaptar... ¿pero es así?

Esta crisis ha demostrado que se pueden y deben hacer más trabajos a distancia de lo que esperábamos. Pero un cambio hacia lo remoto no es fácil, dice Laurel Farrer, el CEO de Distribute Consulting, en esta pieza de Built In. Su empresa, que se centra en estrategias de trabajo a distancia, ha descubierto que una transición sin problemas suele tardar de seis a doce semanas.

Tal lapso de tiempo es comprensible una vez que las compañías empiezan a ordenar los detalles minuciosos que rodean tal transición, y sabes que, por startups, 12 semanas es mucho tiempo. Van desde las medidas de seguridad cibernética adecuadas hasta el hardware y la banda ancha adecuados para el trabajo, pasando por nuevas políticas y contratos rediseñados. Con COVID, algunas empresas tenían sólo días para resolverlos. 

Por eso, empresas como TaxJar se han esforzado mucho en proporcionar consejos y asesoramiento sobre cómo llevar a cabo con éxito un negocio a distancia, ya sea empezando desde cero o en transición desde los espacios físicos de trabajo. 

La autora Heather Wilson explica que el primer paso para cualquier condición de trabajo remoto es confiar en los empleados para que realicen sus tareas. Para establecer la confianza, una organización necesita un proceso de comunicación claro, conciso y constante, KPIs y objetivos bien definidos son sólo algunos de los aspectos clave que Wilson destaca.

TaxJar se hace eco de Laurel Farrer y destaca la importancia de las herramientas adecuadas para el trabajo. Una empresa, ya sea grande o pequeña, tiene que proporcionar herramientas o ayudar a los empleados a conseguirlas. El hardware es el desafío más evidente, pero la organización también debe proporcionar el software adecuado para las videoconferencias, la gestión de tareas y las agendas, entendiendo que lo que funciona para una organización puede no funcionar para otra. Afortunadamente, la gama de opciones en el mercado ha crecido. 

Las condiciones de trabajo a distancia son clave para mantener la satisfacción y la felicidad de los empleados. Pero los teletrabajadores pueden encontrar beneficios en otros lugares. Y esto no se debe a la crisis. Ya en 2017, los estudios mostraron que los empleados en condiciones remotas ahorraron hasta 4000 dólares al año, debido a la reducción de los gastos de transporte y otros costos. Pero esto también se reflejó en las propias empresas, que vieron un ahorro de 11.000 dólares al año en algunos casos, gracias a estrategias como horarios flexibles y una reducción de los costos de oficina.

Las condiciones de trabajo a distancia ofrecen muchas ventajas, pero surge una pregunta con respecto a los empleados.

¿Qué pasa con la cultura de la empresa cuando nos alejamos?

La sala de descanso, la fuente de agua, la hora del almuerzo, e incluso el viaje al trabajo le daba a los empleados la oportunidad de crear lazos. Pero también era un elemento clave en la transmisión de la cultura de la empresa. Las reuniones virtuales y los correos electrónicos en lugar de las conversaciones cara a cara pueden ser vistos como un reto cuando startups y las pequeñas empresas quieren transmitir los valores de la empresa. 

Estos mismos valores de la empresa son esenciales para el desarrollo de la participación en condiciones de trabajo remotas, como mostró un estudio de la Universidad de Walden. El estudio afirma que:

"(...)los trabajadores a distancia experimentan niveles reforzados y sostenidos de participación en el lugar de trabajo más cuando trabajan en entornos en los que tienen una conexión personal con la misión y la visión de la organización, y en los que sienten que la cultura de trabajo es familiar(...)".

El director general de PeopleG2, Chris Dryer, ha destacado, en este artículo de Built In, que el trabajo a distancia requiere un cambio importante, incluso en los más pequeños detalles. Un ejemplo que presenta es que las reuniones de colaboración deben ser la norma en un entorno virtual, en lugar de uno a uno, para promover la transparencia y la igualdad de conocimientos. Pero esto no termina ahí, como explica en este artículo.

"(Las empresas) tenían esas ideas de que los trabajadores tenían que estar juntos, que si no se les ve, no se les puede gestionar. Ahora la gente se ve obligada a hacer algo diferente y descubre que tiene un valor real. Elimina todos los desplazamientos, el tráfico y el estrés. Y los empleados que ahora pueden trabajar sin interrupción y pueden ser mucho más productivos de lo que han sido nunca".

Pero la productividad inmediata en sí misma es un tema de debate. Mientras que expertos como Dryer y Farrer están de acuerdo en que, con las condiciones adecuadas, la productividad puede aumentar considerablemente, algunos expertos consideran todo lo contrario, como el economista Nicholas Bloom, que cree que la falta de espacio adecuado, el ruido, las distracciones y la falta de un horario podrían ser demasiado para superar.

A fin de asegurarse el entorno adecuado para los empleados remotos productivos, startups y las pequeñas empresas tienen que reforzar sus valores básicos, los indicadores clave de rendimiento, los objetivos y los canales de comunicación, así como una revisión de las políticas de trabajo desde el hogar.

¿Qué hay de los espacios de oficina?

Aunque muchas empresas, hasta un 56% en todo el mundo, tienen implantado algún tipo de trabajo a distancia, la realidad se impone en aquellas compañías que no pueden hacerlo y siguen necesitando oficinas. ¿Qué hacer en estos tiempos de crisis?

Una cosa es cierta: los espacios reducidos y la ventilación artificial ya no serán la norma. Los espacios de oficina necesitan ser readaptados. 

Antes de COVID, los defensores de las ciudades más densas presionaban para que hubiera más personas en espacios de trabajo más pequeños, ya que se creía que las ciudades más densas eran más sostenibles. Aunque esto podría ser cierto, la pandemia ha dictado sus propias reglas.

Pero la reducción de tamaño, aunque parece la opción lógica, podría no ser correcta, después de todo. Las estaciones de trabajo individuales ahora requieren más espacio entre ellas. Los espacios compartidos, como las salas de reuniones, requieren una completa revisión de su forma y función, y las áreas de alto tránsito deben adaptarse a una nueva y más saludable mentalidad. 

No se trata de ir más pequeño, sino más eficiente. Por lo tanto, no es descabellado ver la implementación de más puertas automáticas, separación transparente entre los espacios de trabajo, ascensores sin botones y tejidos antibacterianos. La desventaja es que todos estos cambios requieren dinero y tiempo.

Entonces, ¿qué vas a hacer con las oficinas que alquilas mientras tanto? Hay dos variables principales que las empresas pueden controlar, y están inextricablemente ligadas: prácticas más estrictas de salud y seguridad en el espacio de trabajo y horarios de trabajo flexibles.

Primero, con respecto a los procesos de desinfección, el CDC constantemente publica recomendaciones para incrementar la limpieza dentro del espacio de trabajo, considerando escenarios como tener un empleado infectado con COVID-19. Estas directrices ya no son para un nicho de mercado como el de los alimentos y las instalaciones médicas. La higiene y la desinfección adecuadas se convertirán en la nueva norma en startups y las empresas, grandes y pequeñas.

Si no es posible cambiar/reducir los lugares de trabajo y se han implementado todos los procedimientos de higiene, entonces el otro aspecto clave con el control de la empresa es el horario. Alternando turnos, días de trabajo y horas de apertura, las empresas pueden regular el número de empleados dentro de los espacios de trabajo, garantizando condiciones más seguras. 

Además, una semana de trabajo más corta ha mostrado resultados positivos en algunos casos. Ejemplos clásicos como Toyota han establecido los estándares de la industria reduciendo sus días de trabajo a 4 y las horas semanales a 30.

Algunos expertos juran por estas prácticas ya que creen que un trabajo menor significa menos estrés y empleados más sanos. El autor Alex Soojung-Kim Pang es un ávido partidario de una semana de trabajo más corta y espacios de trabajo más amplios. En su ensayo publicado en The Atlantic, es claro en una cosa: no podemos volver a la forma en que solíamos trabajar si esperamos reabrir negocios en el futuro cercano.

Pero una cosa es cierta, el mercado inmobiliario corporativo está sufriendo, y seguirá sufriendo. Startups no pueden pagar el alquiler y ha habido informes recientes de inquilinos que han dejado sus espacios de trabajo, sin importar las consecuencias.

Y así, los alquileres de oficinas no tienen ingresos. Algunos estados como Nueva York han tenido que ajustar los derechos de los inquilinos y propietarios debido a esta situación.

Así pues, tanto para startups las empresas pequeñas como para las que ya lo son, es imperativo comprobar constantemente las leyes, decretos y reglamentos locales, ya que pueden cambiar durante esta situación en constante evolución y variar de un lugar a otro. 

¿La pandemia mató a los compañeros de trabajo?

Disfrutaste de la flexibilidad de trabajar desde casa mezclada con la oportunidad ocasional de trabajar en un café fresco o en un espacio de trabajo cercano, ¿verdad? En los últimos años, el trabajo en equipo ha crecido a un ritmo considerable, a medida que las instalaciones y la cultura mejoraban. Pero en 2019 se produjo un cambio repentino en este mercado, ya que el gigante WeWork fue golpeado por la controversia.

Entonces el virus golpeó duro a los compañeros de trabajo. WeWork sufrió un duro golpe financiero ya que uno de sus accionistas más importantes había ofrecido comprar algunas acciones pero, en vista de la crisis, decidió no desembolsar 3.000 millones de dólares para ayudar a la supervivencia de la empresa.

Así que esta combinación resultó ser mortal para el gigante trabajador, ya que todas las oficinas de WeWork en todo el mundo están prácticamente vacías. Pero este no es el único caso. Scott Harmon es el CEO de Swivel, una compañía dedicada a la venta de software para el alquiler de oficinas. Muchos de sus clientes simplemente se han ido y, en una entrevista con Protocol, considera este momento para los espacios de trabajo en equipo "un Armagedón".

La firma de bienes raíces Jones Lang LaSalle realizó una investigación y dio a conocer su propia perspectiva sobre el futuro del trabajo en equipo. Y, como la de Harmon, su proyección no es positiva:

Con la gente entrando y saliendo de los escritorios calientes de los compañeros de trabajo en un día de trabajo normal, un asiento podría haber sido compartido por varias personas. Esto desafiará a los compañeros de trabajo a seguir adelante para instituir mayores prácticas de limpieza. Sin embargo, lo más importante es que puede cambiar el atractivo de trabajar junto a extraños y en asientos no asignados en cualquier entorno de oficina, al menos a corto plazo.

Y, en realidad, no todos los teletrabajadores pueden trabajar desde sus casas, ya sea por la infraestructura, el silencio e incluso por una Internet defectuosa. Los trabajadores remotos necesitan un lugar para trabajar. De hecho, ahora más que nunca, cuando las reuniones y conferencias virtuales son y serán, la norma, un espacio de trabajo adecuado es necesario. 

No sólo los empleados remotos, sino los pequeños startups se enfrentan al reto de encontrar una nueva oficina en la que trabajar. Invertir en bienes raíces, en estos tiempos particulares, está fuera de la cuestión para la mayoría, incluso con la posibilidad de algunos préstamos y subvenciones. Por lo que los espacios de trabajo en equipo siguen siendo una opción valiosa.

Pero encontrar la correcta podría no ser tan fácil. Por eso algunas empresas han tomado la iniciativa de ayudar tanto a los espacios de trabajo como a los posibles clientes a entender mejor esta situación. Coworker.com, un sitio web dedicado exclusivamente al coworking recientemente lanzó una encuesta y publicó los resultados de las acciones que muchos lugares de coworking estaban tomando para hacer frente a esta situación atípica.

Los resultados se centran en la cancelación de eventos y el cierre de salas de reuniones, para evitar que haya grupos más grandes de personas. Otras acciones incluyen boletines informativos con información sobre prevención y recomendaciones, limitación del número de participantes en el trabajo en equipo, y colocación de carteles con instrucciones para una correcta higiene. 

Pero todas estas acciones tendrán poco efecto si los individuos y startups las pequeñas empresas son reticentes a visitar estos y otros espacios de trabajo. Cualquiera que esté interesado en trabajar en equipo no debe tener miedo de preguntar sobre las prácticas y protocolos de higiene adecuados, como la desinfección constante, la presencia de instalaciones adecuadas como baños, y el acceso adicional a toallitas desinfectantes y desinfectantes para las manos. En algunos lugares incluso se podría implementar la medición de la temperatura y el uso obligatorio de máscaras.

Startups...pequeñas empresas, profesionales individuales, todos necesitan seguir trabajando en estos tiempos extraños. Su capacidad de reaccionar a un cambio de paradigma es clave. Este artículo no es más que una de las muchas herramientas para ayudar a informar y educar a los profesionales en esta crisis siempre cambiante, ya que creemos que tanto la información como la educación son un paso clave para lograr un futuro sostenible.