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Una hoja de cálculo construida por los fundadores, para los fundadores

Tienes un trabajo como director general de la empresa: no te quedes sin dinero. Tener ingresos predecibles y usar esa información para las decisiones de la empresa es fundamental: te permite calcular tu pista, estimar la rapidez con la que puedes escalar y desplegar tus esfuerzos más rápidamente.

Esta hoja de cálculo es la que se Slidebean ha utilizado durante más de 5 años para gestionar nuestra operación (rentable). Fue desarrollada por Caya, nuestro CEO, en cooperación con nuestros inversionistas de Carao Ventures, y ha evolucionado una y otra vez para convertirse en la columna vertebral de nuestra gestión de operaciones.

Proyectar los futuros ingresos utilizando datos reales de la industria

Construido nativamente en Google Sheets y totalmente compatible con Microsoft Excel

Funcionalidad de la tabla de topes para estimar la financiación de Semilla y Serie A

Apoyo a hasta 4 modelos de negocio proyectados

Estimación automática de la escalabilidad de su equipo basada en el rendimiento

Capital de trabajo, gastos de capital y depreciación de activos

¿Qué es un modelo financiero?

Un modelo financiero es un resumen de los ingresos y gastos de una empresa. Utilizando datos históricos, un Modelo permite a la empresa hacer un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI), como el margen bruto y el neto, así como pronosticar el rendimiento futuro, basándose en métricas críticas como el coste de adquisición del cliente.

Para los fundadores de nuevas empresas y los propietarios de pequeñas empresas, el Modelo Financiero es una herramienta fundamental para gestionar la empresa y tomar decisiones empresariales informadas sobre el futuro de la empresa.

Aunque no hay necesidad de reinventar la rueda. Hay un conjunto estandarizado de variables incluidas en un modelo financiero con el que la plantilla mayoría de los ejecutivos están familiarizados.

Principales partes de un modelo financiero

SG&A

Gastos de venta, generales y administrativos resume la mayoría de los gastos de la empresa, desde la nómina, hasta el marketing, las ventas, el alquiler y los servicios.

WK-CAPEX

Los activos de la empresa, como coches, ordenadores y servidores, se almacenan aquí y su depreciación se calcula automáticamente para fines fiscales.

COGS

Los costos de Good Sold pueden ser usados de manera diferente en cada industria. Por lo general, representa el costo de los materiales y el inventario. Para las empresas de software, los servidores suelen contabilizarse aquí.

INGRESOS

Estimar los ingresos y proyectarlos con precisión es clave. También es relevante conectar estas predicciones con sus requerimientos asociados de COGS y SG&A.

Cómo esto plantilla llevó a nuestro inicio a la rentabilidad


Si hay una tarea esencial de la que un CEO de una empresa nueva debe encargarse es no dejar que la empresa se quede sin dinero. Estar al tanto de su modelo financiero y su presupuesto empresarial puede marcar la diferencia y permitir a los gerentes y fundadores tomar decisiones que cambien el juego. Para darle un ejemplo, en 2017 cuando la compañía estaba luchando con la pista de aterrizaje y la tasa de despido, una rápida predicción en nuestro modelo financiero nos permitió hacer que nuestra compañía fuera rentable y al mismo tiempo duplicar nuestro presupuesto de marketing.

La todopoderosa hoja de cálculo

Todos los modelos financieros son hojas de cálculo, y mi mejor sugerencia es ir con Google Sheets, que no sólo te permitirá mantenerte en sincronía con otros compañeros de equipo, sino que también te permitirá automatizar ciertas tareas y entradas de datos en base a tus otras hojas de cálculo en la nube.

Hice una búsqueda rápida en Google de 'Startup Financial Model' y plantillaencontré algunas herramientas de suscripción que ofrecen este servicio. De nuevo, os animo a usar una plataforma más "universal" que os permita compartirla con cualquiera. Todas las fórmulas que uso las encontré con Google Searches y las adapté a mis necesidades.

Repasemos las secciones en detalle:

Hoja de cálculo de resumen:
esta es una página personalizada que debe construir en base a sus necesidades más inmediatas. No se deben calcular fórmulas aquí; esto sólo debe reflejar líneas y resultados importantes para el estado actual de su empresa: si se está quedando sin efectivo, esto debe estar muy enfocado en sus estados de cuenta bancarios. Si acabas de recaudar dinero usando un gran, pitch deckentonces esto debería ser modificado para mirar en tu presupuesto de expansión.

La hoja de cálculo del resumen también contiene el tablero de mandos. Una lista de variables que puede ajustar cómodamente aquí, y medir su impacto en las finanzas para el futuro.

FS-Mes/FS-Anuario: es una hoja estándar de estados financieros que tiene en cuenta los ingresos, el balance y el flujo de caja.

Ingresos: esta hoja debe ser adaptada en base a su modelo de negocio. Un producto SaaS, por ejemplo, debería tener como principales impulsores/variables la MRR y el Churn, y al mismo tiempo tener en cuenta el costo estimado de adquisición del usuario frente al presupuesto mensual de comercialización.

SG&A: esta es la hoja de gastos principales y la que querrá actualizar regularmente en base a su gasto semanal. Durante mucho tiempo, asumí la tarea de sincronizar esto con nuestra tarjeta de débito/estados de cuenta bancarios a fin de mes, y recientemente he delegado esto a nuestro gerente de oficina.

Hay un pequeño debate sobre lo que debería ir aquí en un negocio de Internet. Aunque COGS suele hacer un seguimiento del coste de los bienes de producción, hemos empezado a utilizarlo para los servicios que son esenciales para que nuestra aplicación esté en funcionamiento, como por ejemplo AWS e Intercom (una de las herramientas más importantes en nuestros esfuerzos de crecimiento y éxito de los clientes).

WK+CAPEX: finalmente, aquí es donde administras los activos físicos y el equipo. Como empresa de tecnología, la mayor parte de nuestro CAPEX está en los ordenadores portátiles y algunos muebles de oficina, pero lo contabilizamos de todas formas, junto con su depreciación estimada.

Conseguir que la hoja de cálculo funcione para ti

Obviamente, este es un lienzo en blanco ya que todos los negocios se comportan de manera diferente, y probablemente parece un montón de trabajo (aburrido) para llegar de aquí a un documento completamente funcional. Bueno, eso es cierto.

Aún así, voy a destacar ciertas partes de la misma para darles una idea de las proyecciones que eventualmente pueden automatizar usando nuestro . Es difícil falsificar datos tan complejos, por lo que algunas de estas capturas de pantalla en realidad pertenecen a nuestro modelo de trabajo en vivo.

Hay una nomenclatura muy simple:
Texto gris: variables y entradas manuales.
Texto azul: resultados de la fórmula (evitar modificarlos).
Texto negro: datos históricos/confirmados.

Ingresos predecibles:

Los ingresos predecibles son una de las razones por las que me encantan los negocios de SaaS: una vez que tienes una buena idea de tu CAC y tu Churn, puedes estimar con bastante precisión la cantidad de dinero que vas a ganar en X cantidad de tiempo o aumentar su presupuesto de marketing por Y. Estos valores son rastreados en el Revenue Spreadhseet.

En nuestro modelo, tenemos una fórmula que tiene en cuenta las siguientes variables:

  • CAC: Costo de adquisición.
  • Tendencia del CAC: a medida que tu presupuesto crece, tu CAC tenderá a aumentar, y deberías tenerlo en cuenta en tu modelo.
  • Máx/Mín CAC: costo máximo y mínimo de adquisición.
  • Presupuesto de marketing: El gasto estimado de marketing para un mes determinado (estos datos se importan del S.G.A.).
  • Escala de presupuesto de marketing: cuánto sube el presupuesto mes a mes; suele ser un aumento porcentual.
  • Tasa de cancelación: se esperan cancelaciones cada mes.

Aquí hay una muestra de cómo podría verse la hoja de cálculo del sombrero:

La idea de esta hoja de cálculo es que se añaden datos reales a medida que se van recogiendo. En esta sección, tenemos algunos datos históricos de 2015 que hemos usado como ejemplo inicial.

Tenga en cuenta que la mayoría de estos datos se calculan automáticamente en base a unas pocas entradas (fuente azul = fórmulas/datos automáticos; fuente gris = variables/entradas manuales).

En nuestro caso particular, usamos ChartMogul para rastrear nuestras métricas de SaaS, así que hacemos una exportación CSV cada mes para asegurarnos de actualizar estos datos con los números reales.

Una vez que tengas un conjunto de datos básicos como este, puedes usar estas fórmulas para predecir tus próximos meses:

Presupuesto de marketing x CAC = Nuevo MRR
MRR mensual = MRR del mes anterior + nueva MRR - MRR batido

Ahora, querrás jugar con diferentes escenarios en cuanto a presupuesto de marketing, costo de adquisición y tasa de rotación esperada. Aquí es donde la Hoja de Cálculo de Resumen es útil, puedes crear un rápido Dashboard con las variables más relevantes:

La Tendencia CAC es una variable que nos gusta usar para contabilizar los aumentos/disminuciones de nuestros costes de adquisición. Por ejemplo, si se aumenta el presupuesto de marketing por 3 veces de un mes a otro, no puedes esperar resultados similares de CAC.

Aquí es donde la tendencia CAC es útil. Si te vuelves más eficiente en la adquisición de clientes (como hicimos cuando invertimos en SEO), tu CAC bajará. Si por el contrario, depende en gran medida de la adquisición pagada, su CAC aumentará inevitablemente a medida que gaste más, y querrá tenerlo en cuenta en su modelo.

Cuando nos unimos al club de los Startupsbeneficios, lo hicimos hackeando el valor de los ingresos del MRR en esta hoja de cálculo.

Los ingresos mensuales de un negocio de SaaS suelen ser un poco más altos que los del MRR, debido a las suscripciones anuales prepagas. En nuestro caso, nuestros ingresos netos eran usualmente de 1.05x a 1.1x MRR, pero al motivar a los usuarios a suscribirse a planes anuales, pudimos aumentarlo a 1.3x. Esto significaba que un MRR de 20.000 dólares resultaría en alrededor de 26.000 dólares de ingresos mensuales.

Personal predecible:

La sección de nómina de su hoja de SG&A está dividida en dos partes. Arriba, tienes el costo real de tus empleados y abajo tienes el número de empleados para cada tarea (Headcount). Algunos de ellos, como el CEO, son únicos, y el número casi nunca superará el 1, pero para algunos otros, como los diseñadores gráficos o los representantes de éxito de los clientes, puede tener más de un miembro del mismo tipo de equipo.

Puedes introducir manualmente los números en la sección de recuento cuando pronostiques que harás nuevas contrataciones en el equipo, pero también puedes idear una fórmula para encargarte de eso, especialmente para las contrataciones que necesites escalar a medida que tu base de clientes crezca, por ejemplo.

Tomemos el equipo de éxito de clientes por ejemplo. Como compañía de software de presentación, predecimos que por cada 1.000 clientes pagados necesitamos tener un nuevo representante de clientes extra. Puede implementar esta fórmula en su línea de equipo de éxito de clientes:

(Clientes/1.000)

Este resultado le dará un número decimal. Además, se espera que empieces con una persona independientemente de cuántos clientes tengas para que puedas cambiar la fórmula a esto:

RONDA((Clientes-1000)/1000,0)

¿Adivina qué? El número de clientes en su hoja de ingresos está afectado directamente por nuestra fórmula de Presupuesto de Marketing/CAC. Eso significa que si predice 10.000 clientes en los próximos 12 meses, tendrá una estimación decente de sus gastos de personal.

Con las variables que usamos arriba, se espera que contrate un nuevo miembro del equipo de apoyo para el mes 10.

Esta fórmula también puede ser evolucionada por:
- Moviendo la variable de los 1.000 clientes pagados a su Tablero de Resumen de la Hoja de Cálculo, para que pueda experimentar con diferentes números y cuánto afecta a su reparto de operaciones.

Añadiendo
una fórmula a la sección CAPEX > Equipo, donde se contabiliza la compra de una computadora adicional cada vez que su personal crece.

Requisitos de capital:

Este modelo tiene una adición inteligente a la Hoja de Estado Financiero; una línea de "Requisitos de Capital" y una línea de "Pista de aterrizaje".

Runway tiene en cuenta un promedio de su tasa de quemados de los últimos tres meses y estima cuánto tiempo más puede sobrevivir su empresa con esos gastos. Si eres rentable, esto cambiará hasta el infinito.

La línea de Requerimientos de Capital le da una predicción aproximada de cuánto dinero necesita recaudar para que su Modelo de Negocio funcione. La mayoría de las compañías necesitarán hacer una inversión inicial ya sea en su equipo, su tecnología o sus suministros antes de obtener una ganancia. Si completa su modelo correctamente y con las estimaciones correctas, los requisitos de capital le darán el balance negativo más bajo que su empresa alcanzará, el cual puede "financiar" con una inyección de capital.

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Este es un modelo funcional que puede utilizar para crear sus propias fórmulas y proyectar su potencial de crecimiento empresarial. Las instrucciones se incluirán en la primera página.

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